Le module Devis (menu Facturation > Devis) établit des propositions de prix avant réparation. Il demande les modules Devis et Facturation (offres Pro et Pro+). Le Gérant, le Technicien et la Secrétaire créent et envoient les devis ; le Comptable ne voit pas ce menu.
Créer un devis
Cliquez sur « Nouveau devis », ou, depuis une intervention en cours, sur « Créer un devis » : les lignes sont alors reprises de l'intervention.
Renseignez le client, l'intervention liée (facultative), la « Date du devis » et « Valide jusqu'au ».
Ajoutez les lignes avec « Ajouter une ligne » (ligne libre, intervention, produit, prestation, reconditionné), puis les conditions et les notes.
Cliquez sur « Créer le devis » : il est enregistré en brouillon, sans numéro.
Les lignes d'intervention suivent le réglage « Affichage simplifié sur les documents » (« Paramètres > Facturation ») : désactivé, main d'œuvre et pièces sont détaillées ; activé, une ligne au prix total, pièces à 0 €.
Envoyer et suivre
« Envoyer » transmet le devis par email au client (adresse obligatoire). Il reçoit son numéro DEV-AAAA-NNNN, son PDF est figé et il ne se modifie plus.
« Accepté par le client » enregistre son accord, depuis un brouillon ou un devis envoyé. « Refuser » enregistre son refus (devis envoyé).
Si le module Portail Client est activé, le client voit ses devis envoyés et peut cliquer sur « Accepter le devis » ou « Refuser le devis » lui-même.
« Annuler » met un devis envoyé ou accepté au statut « Annulé » : il reste consultable. « Dupliquer » crée une copie en brouillon, datée du jour et valable 30 jours.
Statuts
Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé, Expiré, Converti, Annulé. Un devis envoyé dont la date de validité est dépassée passe seul à « Expiré » (contrôle quotidien) ; un devis accepté n'expire pas. Refusé, Expiré, Converti et Annulé sont définitifs.
Convertir en facture
Sur un devis accepté, « Convertir en facture » puis « Créer la facture » génère une facture brouillon avec les mêmes lignes. Les montants sont recalculés à la date du jour. Le devis passe à « Converti » et « Voir la facture » y renvoie. Relisez la facture avant de la valider.
Seul le Gérant supprime un devis, quel que soit son statut ; l'annulation reste préférable.