La fiche client regroupe les coordonnées, les interventions, les devis et les factures. Le menu « Clients » est ouvert au Gérant, au Technicien et au Secrétaire.
Créer un client
Ouvrez « Clients » puis cliquez sur « Nouveau client ». Un client peut aussi se créer depuis le formulaire d'intervention.
Choisissez le « Type de client » : « Particulier » (prénom et nom obligatoires) ou « Professionnel » (« Nom de l'entreprise » obligatoire, SIRET et N° TVA facultatifs).
Renseignez le téléphone, l'email, l'adresse et le pays. Le champ « Langue » fixe la langue de ses emails et de son espace client ; la facture suit la langue légale de l'atelier.
Réglez les notifications, puis cliquez sur « Créer ».
Doublons et import
Avant la création, SoftRepair compare l'email, le téléphone et le SIRET : si une fiche existe déjà, « Un client similaire existe déjà » propose « Utiliser ce client » ou « Créer quand même ».
« Importer » charge une liste depuis un fichier Excel ou CSV (5 Mo au plus). Téléchargez d'abord le « Fichier modèle ». « Mettre à jour les clients existants » met à jour la fiche qui a le même téléphone.
Référence et recherche
Chaque client reçoit une référence unique (« CLI- » suivi de six caractères, par exemple CLI-7K2M9Q), affichée sur sa fiche. La recherche accepte le nom, la raison sociale, le téléphone, l'email et la référence.
Préférences de notification
« Notifications SMS » et « Notifications Email » : sans accord, le client ne reçoit aucun message automatique.
« Rappels automatiques d'appareil à récupérer » : le client reçoit un rappel quand son appareil l'attend à l'atelier (offre Pro).
Portail client
Avec le module « Portail Client », la fiche propose « Activer l'accès portail » (voir « Module Portail Client »).
Règles utiles
Un professionnel d'un autre pays de l'Union européenne voit son numéro de TVA vérifié au VIES.
« Supprimer le client » est refusé tant que des interventions, devis ou factures lui sont liés.