Les factures se gèrent dans Facturation > Factures. La fonction demande le module Facturation (offres Pro et Pro+). Le Gérant, le Technicien et la Secrétaire créent et valident les factures ; le Comptable les consulte en lecture seule.
Créer une facture
Depuis une intervention : une fois l'intervention terminée (ou non réparable), cliquez sur « Créer la facture ». Le bouton n'apparaît pas si un devis est en cours (passez par le devis) ni pour un retour SAV pris en charge ; l'intervention doit avoir un prix.
Depuis la liste : « Nouvelle facture ». Choisissez le client, les dates, puis « Ajouter une ligne » (ligne libre, intervention, produit, prestation ou reconditionné).
Depuis un devis accepté : « Convertir en facture » (voir l'article sur les devis).
Dans tous les cas, la facture naît en brouillon, sans numéro. Vous pouvez la modifier, la prévisualiser en PDF ou la supprimer (Gérant seulement).
Valider la facture
Ouvrez le brouillon et vérifiez-le : « Prévisualiser » montre le PDF, « Modifier » permet de corriger.
Cliquez sur « Valider ». Si le brouillon est daté d'avant aujourd'hui, une fenêtre propose « Utiliser la date du jour » ou « Garder le… ». Pour un client enregistré comme particulier mais portant un SIRET ou un n° de TVA, cochez « Oui, c'est bien un particulier ».
Le numéro FA-AAAA-NNNN est attribué, dans une série propre à votre atelier et à l'année.
La validation est refusée, avec un bandeau qui explique pourquoi, dans ces cas :
l'identité de l'atelier est incomplète : adresse, code postal, ville et numéro d'entreprise du pays (« Paramètres > Informations »), et, si vous facturez la TVA, numéro de TVA (« Paramètres > Facturation ») ;
l'adresse du client manque, quand le pays de l'atelier l'exige (pour tous les clients ou pour les professionnels seulement, selon le pays) ;
la date est dans le futur, dans une autre année que l'année en cours, ou antérieure à celle de la dernière facture numérotée. Gardez alors la date du jour et indiquez la date réelle de la prestation dans « Date d'exécution de la prestation ».
Ce qui est figé à la validation
La facture validée ne se modifie plus : numéro, lignes, montants, notes imprimées. L'identité de l'atelier et celle du client sont enregistrées telles qu'elles sont ce jour-là, et le PDF est généré une seule fois puis conservé. Changer ensuite d'adresse ou de régime de TVA ne modifie pas les anciennes factures. Seuls le statut et les notes internes restent modifiables. Pour corriger une erreur, émettez un avoir.
Envoyer et encaisser
« PDF » télécharge ou affiche le fichier figé.
« Envoyer par email » (facture validée ou payée) l'envoie au client, s'il a une adresse email.
« Marquer payée » demande la date de paiement (pas dans le futur). « Envoyer et marquer payée » fait les deux. Une facture entièrement couverte par des avoirs ne se marque plus payée.
Lignes générées depuis une intervention
Le réglage « Affichage simplifié sur les documents » (« Paramètres > Facturation ») détermine la présentation. Désactivé, la facture détaille une ligne de main d'œuvre puis une ligne par pièce, au prix renseigné. Activé, elle porte une seule ligne au prix total, les pièces étant listées à 0 € ; l'option « Masquer les pièces en mode simplifié » les retire, sauf pour une intervention QualiRépar. Le bonus QualiRépar éventuel est déduit du total TTC.
Une ligne « Produit » ajoutée à la main sort le produit du stock dès le brouillon ; les pièces d'intervention, elles, sont déjà sorties.
Facture électronique
SoftRepair émet aujourd'hui vos factures au format PDF et ne produit pas de facture électronique structurée. En Belgique, la facture électronique structurée (Peppol) est obligatoire depuis le 1er janvier 2026 pour vos factures à un assujetti établi en Belgique, franchise en base comprise : pour ces factures, SoftRepair ne suffit pas aujourd'hui et il vous faut un autre moyen d'émission. En France, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée depuis le 1er septembre 2026, et les PME et micro-entreprises devront en émettre à compter du 1er septembre 2027 pour leurs factures à un client professionnel établi en France. Demandez à votre comptable ce qui s'applique à votre atelier.