Ce tutoriel enregistre une première réparation : un client, un appareil, la panne. Tous les rôles de l'équipe qui gèrent des interventions peuvent le suivre. Après l'assistant de démarrage, vous arrivez directement sur le formulaire « Nouvelle intervention ».
1. Créer le client
Ouvrez « Clients » puis cliquez sur « Nouveau client ».
Choisissez le « Type de client » : « Particulier » (« Prénom » et « Nom » obligatoires) ou « Professionnel » (« Nom de l'entreprise » obligatoire, avec « N° TVA » et SIRET en option).
Ajoutez le téléphone et l'e-mail si vous les avez, puis cliquez sur « Créer ». Si une fiche semblable existe déjà, un avertissement de doublon s'affiche avant la création.
Vous pouvez aussi créer le client depuis le formulaire d'intervention, avec « Créer un nouveau client ».
2. Créer l'intervention
Ouvrez « Interventions » puis « Nouvelle intervention » (sur téléphone, le bouton rond au centre de la barre du bas).
Sélectionnez le « Client » par la recherche.
Sélectionnez l'« Appareil » dans la liste. S'il n'existe pas, cliquez sur « Créer un appareil » et renseignez le type, la marque et le modèle.
Saisissez le numéro de série, obligatoire. Son libellé dépend du type d'appareil.
Décrivez le « Problème déclaré », obligatoire.
Facultatif : « Code PIN » (selon l'appareil), « Code casier », « Notes de réparation », « Notes internes (privé) », case « Pièces en commande ».
Remplissez « État à la réception » : facultatif, mais obligatoire si le gérant l'a exigé dans « Paramètres » > « État à la réception ».
Cliquez sur « Créer l'intervention ».
Après la création
L'intervention démarre au statut « En attente ». Une ligne « Statut à la création » permet de choisir un autre statut avec « modifier ».
La référence est automatique, de la forme INT-260310-0001 (préfixe INT, date au format année-mois-jour sur six chiffres, numéro du jour). Un retour en SAV porte le préfixe SAV, un reconditionnement REC.
Sur la fiche, le menu « Actions » imprime le « Bordereau A5 » et les étiquettes (« Étiquette Dymo (89x36mm) », « Étiquette mini (40x20mm) »).
Si l'appareil ou le client a déjà une réparation encore sous garantie, une alerte l'indique dès la saisie, avec un lien pour ouvrir un retour en SAV.