Quand vous validez une facture ou un avoir, il sort du brouillon et son contenu est fixé. Cette page dit ce qui est figé et ce qui reste modifiable. La validation relève du module Facturation (offres Pro et Pro+) ; le Comptable ne fait que lire. Pour créer et valider une facture, voir « Créer et gérer les factures ».
Ce qui est figé au clic sur « Valider »
Le numéro : FA-AAAA-NNNN pour une facture, AV-AAAA-NNNN pour un avoir, dans une série propre à l'atelier, au type de document et à l'année de la date. Il ne se modifie plus.
L'identité de l'atelier, telle qu'elle est ce jour-là : nom, adresse, pays, téléphone, statut, SIRET, SIREN, numéro de TVA, capital, ville du RCS, numéro d'autorisation d'établissement, numéro de label QualiRépar, régime de TVA (TVA facturée ou franchise en base), langue des documents, IBAN, BIC, banque et conditions générales de vente.
L'identité du client : nom, société, adresse, pays, e-mail, téléphone, SIRET, numéro de TVA, référence, et son statut de particulier ou de professionnel.
Le traitement de TVA : TVA facturée ou franchise en base à la date de la facture, et le traitement de chaque ligne.
Les lignes, les montants, les conditions de paiement et les notes imprimées.
Le PDF : rendu une seule fois, en tâche de fond, puis rangé en stockage privé. L'affichage dans l'atelier, l'e-mail, l'espace client et l'export groupé de l'Espace Comptable servent ce même fichier.
Changer ensuite d'adresse, de régime de TVA, d'IBAN ou de conditions de vente ne modifie pas les factures déjà émises. Les prochaines utilisent les nouveaux réglages. Un brouillon, lui, n'est jamais figé : son PDF se recalcule à chaque affichage.
Ce qui reste modifiable
Le statut (« Marquer payée ») et la date de paiement.
Les « Notes internes », qui ne sont jamais imprimées, à tout statut.
Les champs du bonus QualiRépar, quand il s'applique.
Les « Notes » imprimées ne se modifient que sur un brouillon : SoftRepair répond « Les mentions imprimées sur une facture émise ne se modifient plus. Utilisez les notes internes. ». Toute autre modification est refusée (« Une facture envoyée ou payée ne peut plus être modifiée. »). Une facture émise ne se supprime pas : seul un brouillon se supprime.
Corriger une facture émise
On ne modifie pas une facture émise : on émet un avoir, puis, si besoin, une nouvelle facture. Voir « Émettre un avoir sur une facture ».
Cas particuliers
Si le stockage est momentanément indisponible, le PDF est affiché à la volée et figé à une consultation suivante. Un fichier déjà figé n'est jamais réécrit.
Le PDF figé n'est pas signé électroniquement, et SoftRepair ne produit aujourd'hui qu'un PDF, sans format structuré.
Un devis envoyé est figé de la même façon.
Sources
Directive 2006/112/CE : l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture doivent être assurées de son émission à la fin de sa conservation (art. 233). Aucune signature n'est exigée (art. 229). Un document qui modifie la facture initiale et y fait référence de façon spécifique et non équivoque est assimilé à une facture (art. 219). En France, la numérotation est chronologique et continue (art. 242 nonies A de l'annexe II du CGI). À Monaco, elle l'est aussi (art. A-153 bis du Code des taxes sur le chiffre d'affaires). SoftRepair applique l'ordre chronologique des dates dans tous les pays et recommence la série chaque année : confirmez avec votre comptable que ces choix vous conviennent. Le figeage est une mesure technique du logiciel : il ne garantit pas à lui seul la conformité de vos factures et ne remplace pas l'avis de votre comptable.
Facture électronique
SoftRepair émet aujourd'hui vos factures au format PDF et ne produit pas de facture électronique structurée. En Belgique, la facture électronique structurée (Peppol) est obligatoire depuis le 1er janvier 2026 pour vos factures à un assujetti établi en Belgique, franchise en base comprise : pour ces factures, SoftRepair ne suffit pas aujourd'hui et il vous faut un autre moyen d'émission. En France, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée depuis le 1er septembre 2026, et les PME et micro-entreprises devront en émettre à compter du 1er septembre 2027 pour leurs factures à un client professionnel établi en France. Demandez à votre comptable ce qui s'applique à votre atelier.