Un avoir corrige une facture déjà émise, en totalité ou en partie : remboursement, geste commercial, erreur de facturation. Il ne supprime rien : la facture d'origine reste, l'avoir s'y rattache et garde la trace comptable. Seul le Gérant peut en émettre et en valider un. Il faut le module Facturation (offres Pro et Pro+).
Émettre un avoir
Ouvrez une facture validée ou payée et cliquez sur « Émettre un avoir ».
Saisissez le « Motif de l'avoir » (3 caractères au moins). Il est imprimé sur l'avoir.
Si la facture est validée mais pas encore payée, répondez à « Le client a-t-il déjà réglé cette facture ? ». « Oui » marque la facture payée avant l'avoir, qui sera alors à rembourser au client.
Cliquez sur « Créer l'avoir ». Il est créé en brouillon.
Vérifiez-le. « Modifier » permet de l'ajuster pour un avoir partiel (retirer des lignes, changer un montant).
Cliquez sur « Valider ». Le numéro AV-AAAA-NNNN est attribué et l'avoir est figé, comme une facture. Un avoir validé s'affiche « Émis ».
Règles
Le premier avoir reprend les lignes de la facture. Les suivants proposent ce qui reste à couvrir (lignes « Solde de la facture… »).
Le total des avoirs ne peut pas dépasser le total TTC de la facture. À la validation, un montant trop élevé est refusé avec le reste disponible.
Un seul avoir brouillon à la fois par facture : validez-le ou supprimez-le avant d'en créer un autre. On ne peut pas émettre d'avoir sur un avoir.
La date de l'avoir ne peut pas précéder celle de la facture ni sortir de l'année en cours. À la validation, la même question de date que pour une facture peut s'afficher.
Une facture entièrement couverte par ses avoirs n'est plus due : elle ne se marque plus payée et n'accepte plus d'avoir. Si le client doit être refacturé, la fiche renvoie vers l'intervention ou la facture en vigueur.
Effets sur le stock et le remboursement
Seul l'avoir qui achève de couvrir la facture remet en stock les produits qu'elle avait sortis, et remet en vente les appareils reconditionnés (statut « Prêt à vendre »). Un avoir partiel ne touche pas au stock.
Quand le client est remboursé, ouvrez l'avoir et cliquez sur « Marquer remboursé » (date de remboursement, pas dans le futur). L'avoir passe à « Remboursé ».
Sur une facture avec bonus QualiRépar, la fenêtre d'émission dit ce que l'avoir fait à la demande : un avoir total annule la demande si elle n'est pas partie ; un avoir partiel sous le seuil du barème affiche un avertissement.