Le module « Notifications Email » envoie des emails aux clients à certaines étapes d'une intervention. Il est disponible dans les offres Starter, Pro et Pro+, et seul le Gérant le configure. Les emails n'ont pas de coût en crédits.
Configurer les envois
Activez « Notifications Email » dans « Paramètres > Modules ».
Ouvrez « Email » dans le menu « Administration », section « Notifications automatiques ».
Cochez les emails à envoyer :
« Intervention créée », à la création de l'intervention ;
« Intervention terminée », quand le statut passe à « Terminée », pour dire au client que son appareil est prêt ;
« Dépôt d'appareil confirmé », quand la prise en charge est signée (module Prise en charge avec signature) ;
« Récupération confirmée », quand la remise est signée (même module).
Modifiez si besoin le « Contenu de l'email », de 500 caractères au plus. « Réinitialiser » rétablit le texte par défaut.
Cliquez sur « Enregistrer la configuration ».
Les « Balises disponibles » sont remplacées à l'envoi : {customer_name} (nom du client), {device} (marque et modèle), {reference} (référence de l'intervention) et {tenant_name} (nom de l'atelier). Les informations techniques (référence, appareil, date) sont toujours ajoutées. Pour un atelier belge, chaque email a deux champs de contenu, français et néerlandais, et part dans les deux langues.
Quand un client reçoit l'email
Le client doit avoir une adresse email, et « Notifications Email » doit être coché sur sa fiche.
Une intervention issue d'une demande du portail client ne déclenche pas l'email de création.
L'email « Intervention terminée » ne part qu'au passage en « Terminée », pas pour « Non réparable ».
Les emails partent en arrière-plan, quelques instants après l'événement.
Autres emails qui utilisent ce module
Le message « Non réparable », si vous cochez « Prévenir le client » : voir « Déclarer un appareil non réparable ».
Les rappels de la liste « À récupérer » : voir « Appareils à récupérer : liste et remise au client ».
Les emails de suivi de colis : voir « Module Envois postaux ». Ils ont leurs propres interrupteurs dans « Paramètres > Envois postaux ».
Pour les SMS, voir « Module SMS : notifications automatiques ».