Le module « Envois postaux » suit les colis d'une réparation faite à distance : le colis « Aller » que le client envoie, le colis « Retour » que vous renvoyez. Il garde le transporteur, le numéro de suivi, le statut et les frais de port, prévient le client par email et propose d'ajouter le port au devis ou à la facture. Il est disponible à partir de l'offre Pro. Le Gérant, le Technicien et le Secrétaire l'utilisent ; seul le Gérant le configure.
Activer et configurer
Activez « Envois postaux » dans « Paramètres > Modules ».
Ouvrez « Paramètres > Envois postaux ». Choisissez le « Transporteur par défaut », présélectionné à chaque nouveau colis.
Dans « Notifications automatiques », activez les emails voulus : « Colis reçu à l'atelier », « Colis réexpédié », « Colis livré ». Ils exigent le module Email.
Enregistrer un colis
Sur la fiche de l'intervention, ouvrez le panneau « Envois postaux » (« Aller (reçus) » et « Retour (envoyés) ») et cliquez sur « Enregistrer un colis reçu » ou « Enregistrer un envoi ».
Choisissez le sens (« Colis reçu (aller) » ou « Envoi (retour) »), le transporteur (Colissimo, Mondial Relay, DHL, UPS ou Autre) et le statut (« En attente », « En transit », « Livré » ou « Annulé »).
Saisissez le « Numéro de suivi », obligatoire dès que le statut n'est plus « En attente », les dates et les « Frais de port (€) ». Cochez « Le client a payé l'envoi directement » si vous n'avez rien avancé : le montant est alors effacé.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Pour Colissimo, Mondial Relay, DHL et UPS, le numéro devient un lien de suivi. Avec « Autre », le numéro est conservé sans lien. Pour un colis Colissimo qui a un numéro, « Rafraîchir le suivi » met le statut à jour. Le statut du colis ne change jamais celui de l'intervention.
Suivre tous les colis
Le menu « Envois postaux » liste tous les colis (« Suivi des colis aller et retour »), avec les filtres « Tous les sens » et « Tous les statuts ». Vous y modifiez ou supprimez un colis.
Emails au client
Les emails partent quand le statut change, pas à la création du colis : colis aller passé à « Livré » (« Colis reçu à l'atelier »), colis retour passé à « En transit » (« Colis réexpédié »), colis retour passé à « Livré » (« Colis livré »). Ils exigent un client avec une adresse email et les notifications email activées.
Ajouter le port au devis ou à la facture
Sur un devis ou une facture en brouillon non numéroté, l'encart « Frais de port à ajouter » liste les colis de l'intervention : « Ajouter au devis » ou « Ajouter à la facture » crée une ligne « Frais de port » et recalcule les totaux. Le montant des frais de port est traité comme un prix hors taxe. Si votre atelier facture la TVA, elle s'ajoute au taux par défaut de l'atelier : saisissez le montant hors taxe de la facture du transporteur, sinon le client paierait de la TVA sur de la TVA. Si votre atelier est en franchise de TVA, aucune TVA n'est ajoutée : saisissez le montant payé au transporteur, qui est votre coût. Les frais de port refacturés suivent le régime de l'opération principale : vérifiez le taux de la ligne dans le brouillon avant de valider. Une facture validée ne se modifie plus.
Règles utiles
Le module n'imprime pas d'étiquette d'expédition.
Une intervention qui a un colis n'apparaît pas dans la liste « À récupérer ».