Un inventaire compare le stock enregistré dans SoftRepair à ce que vous comptez réellement, puis corrige les écarts. Il demande le module Stock (offres Pro et Pro+, avec le module Produits). Le Gérant ouvre l'inventaire, le passe en revue, le valide ou l'annule ; le Technicien et la Secrétaire comptent et saisissent les motifs. Pour compter avec des téléphones, voir la page « Compter l'inventaire avec un téléphone ».
Ouvrir un inventaire
Ouvrez « Catalogue » > « Inventaires », puis « Ouvrir un inventaire ».
« Activité pendant le comptage » : « Atelier ouvert » (vous continuez à vendre et à poser des pièces, le stock attendu est relevé au moment de chaque comptage) ou « Stock gelé » (aucun mouvement n'est possible sur les produits de l'inventaire tant qu'il est ouvert).
« Portée » : « Complet » (tous les produits actifs, et les inactifs qui ont du stock) ou « Partiel » (les produits d'une ou plusieurs catégories, d'un fournisseur ou d'une marque).
« Comptage » : « À l'aveugle » (stock attendu et écarts cachés, choix par défaut) ou « Quantité affichée ».
« Motif obligatoire au-delà de » : un seuil en euros ou en unités, 50 € et 5 unités par défaut. Un écart qui dépasse l'un des deux ne se valide qu'avec un motif.
Facultatif : une « Date d'arrêté » passée, pour un inventaire compté après une clôture (voir la page « Comprendre le registre des mouvements et le CUMP »).
Cliquez sur « Ouvrir l'inventaire ».
Le périmètre est figé à l'ouverture : un produit créé pendant le comptage n'y entre pas. Dans un inventaire partiel, « Ajouter au périmètre » ajoute un produit à la main. Un seul inventaire peut être ouvert à la fois.
Passer en revue
Quand le comptage est fini, cliquez sur « Passer en revue ». Le comptage se ferme sur tous les téléphones.
Filtrez les lignes : « Tous », « Écarts seulement », « Au-dessus du seuil », « Sans motif » ou « Non comptés ».
Pour chaque écart, choisissez un motif (Casse, Perte ou vol, Erreur de saisie antérieure, Mouvement non enregistré, Inconnu) et ajoutez une note si besoin.
« Recompter » renvoie un produit au comptage : l'inventaire revient alors en comptage. « Revenir au comptage » le rouvre tant qu'il n'est pas validé.
Dans un inventaire complet, un produit non compté passe à 0 à la validation. L'écran indique leur nombre et la valeur qui disparaît du stock.
Valider ou annuler
« Valider l'inventaire » est définitif. Chaque écart corrige le stock et laisse un mouvement « Inventaire » dans l'« Historique ». La validation est refusée tant qu'un produit est à recompter ou qu'un écart au-dessus du seuil n'a pas de motif.
« Annuler l'inventaire » demande un « Motif de l'annulation », ne touche pas au stock et laisse l'inventaire consultable.
Télécharger le rapport
Un inventaire validé offre « Rapport PDF » et « Rapport Excel ». Le PDF reprend l'en-tête de l'atelier, les réglages, la synthèse, la répartition des écarts par motif et par catégorie, puis le détail ; il est rédigé dans la langue des documents de l'atelier. Le fichier Excel est toujours en français. Le Gérant et le Comptable peuvent les télécharger ; le Comptable les trouve sous « Inventaires » dans son Espace Comptable.