Le livre de police est le registre des objets d'occasion que vous achetez pour les revendre. En France, la tenue du livre de police est une obligation de l'atelier et, si l'atelier est une société, de ses dirigeants (Code pénal, art. 321-7 et R. 321-1 à R. 321-8). Le défaut de registre est puni de six mois d'emprisonnement et de 30 000 € d'amende. SoftRepair est un outil de tenue : il ne fait pas à votre place la déclaration préalable en préfecture (art. R. 321-1), ne pose pas le numéro d'ordre sur l'objet (art. R. 321-4) et ne garantit pas que votre registre suffit à lui seul à satisfaire la loi (voir « Limites »). SoftRepair l'alimente à chaque rachat d'appareil reconditionné : une écriture naît d'une acquisition, jamais d'une saisie libre. Il se trouve dans « Catalogue » > « Livre de police » (module Produits, offres Pro et Pro+). Le Gérant et le Technicien le consultent ; seul le Gérant rectifie et lit le journal des consultations.
Limites
En France, l'arrêté du 15 mai 2020 (art. 3) impose à un registre électronique d'être conforme à la norme ISO 14641-1 (archivage électronique). SoftRepair n'a ni certifié ni fait évaluer sa conformité à cette norme : il ne peut donc pas garantir que le registre SoftRepair suffit à lui seul à remplir votre obligation. Tant que cette conformité n'est pas établie, tenez en parallèle un registre papier coté et paraphé (art. R. 321-6), ou demandez à la préfecture de votre siège si elle accepte votre registre électronique.
Alimenter le registre
Dans « Catalogue » > « Reconditionnés », « Nouvel appareil » demande le vendeur (une fiche client), sa « Qualité du vendeur », la « Provenance de l'objet », la « Pièce d'identité présentée » (nature, numéro, date de délivrance : SoftRepair n'enregistre que ces trois mentions, sans copie), le « Mode d'acquisition » (Achat, Échange ou reprise, Acquisition gratuite, Dépôt-vente), le prix ou la « Valeur vénale estimée » hors achat, et le « Mode de règlement ». « Créer l'appareil » inscrit l'écriture. Voir « Les interventions de reconditionnement ».
Chaque objet doit porter de façon visible son numéro d'ordre (art. R. 321-4). SoftRepair attribue le numéro et l'imprime sur le document de prise en charge. Il n'est pas imprimé sur les étiquettes : reportez-le vous-même sur l'objet.
Seuls les appareils saisis par « Reconditionnés » entrent dans le registre. Un objet d'occasion acquis autrement (pièces détachées, lot, reprise non saisie) n'y figure pas et reste à inscrire sur un registre tenu à part.
Consulter et exporter
La liste donne le numéro, la date d'acquisition, le vendeur, l'objet et le prix ou la valeur vénale. Cherchez par vendeur, objet ou numéro de série, ou filtrez par date d'acquisition.
« Consulter » ouvre une écriture.
« Éditer le registre » produit un PDF dans l'ordre des numéros, avec les filtres de l'écran.
Rectifier une écriture
Une écriture ne se modifie ni ne se supprime, et la fiche de l'appareil non plus. Pour corriger, ouvrez l'écriture, cliquez sur « Rectifier », renseignez le « Motif de la rectification » (10 caractères au moins) et corrigez les mentions (qualité, domicile et pièce du vendeur, objet, acquisition, règlement), puis « Inscrire la rectification ». Une nouvelle écriture s'ajoute à la suite, désigne l'ancienne et la laisse intacte.
Conservation et suppression
En France, le registre électronique se conserve 10 ans à compter de chaque enregistrement. SoftRepair le conserve tant que votre atelier existe. Il est effacé avec l'atelier : si vous supprimez l'atelier, si vous résiliez ou si votre essai se termine sans abonnement, vous perdez l'accès, et le registre n'est plus consultable ni exportable. Avant cela, cliquez sur « Éditer le registre » sans filtre et conservez le PDF pendant 10 ans.
Données personnelles
Le registre contient des données personnelles de vos vendeurs : identité, adresse, nature, numéro et date de délivrance de la pièce d'identité (jamais de copie). Vous en êtes responsable de traitement. En France, la collecte est imposée par la loi (art. R. 321-3) et le registre se conserve 10 ans. Informez vos vendeurs (RGPD, art. 13), par exemple sur le bordereau de rachat. SoftRepair agit pour votre compte comme sous-traitant. Chaque consultation (identifiant, date, heure, objet) est tracée dans le journal, supprimé après 365 jours.
Le journal des consultations
« Journal des consultations » (Gérant) liste la date et l'heure, le consultant, l'objet et les écritures concernées. Sont enregistrés l'affichage du registre, l'export, la fiche d'un reconditionné, la prise en charge, le bordereau de rachat et chaque rectification. Les lignes sont supprimées après 365 jours. Le journal n'est tenu que pour les ateliers de France et de Monaco.
Selon le pays
Monaco : « Le vendeur est majeur ou émancipé » est demandé (sinon « Référence du consentement écrit »), l'export imprime le prix en toutes lettres, et un avertissement rappelle que le registre papier coté et paraphé reste la référence.
Luxembourg : pour un vendeur professionnel, « N° de facture du fournisseur » est obligatoire. Pour un atelier qui facture la TVA, le Gérant exporte le « Registre des biens d'occasion » en PDF ou en CSV : un bien acheté plus de 250 € (seuil strict) y figure avec sa vente, son taux, sa marge et la TVA sur la marge. La marge globale (biens à 250 € ou moins) n'est pas gérée.
Belgique : aucun texte légal belge n'est appliqué au registre, qui reste un document interne, sans journal des consultations. Demandez à votre cabinet si le registre des biens soumis à la marge (AR n° 53) vous concerne.
Sources
France : un registre électronique se conserve 10 ans à compter de l'enregistrement (Code pénal, art. R. 321-6-1) ; chaque consultation est enregistrée et le journal conservé un an (arrêté du 15 mai 2020, art. 3). Monaco : l'ordonnance souveraine n° 4.365 du 20 novembre 1969 exige, pour tout achat d'au moins 1 000 francs, un registre coté et paraphé par le commissaire de police. Aucun texte lu ne prévoit de registre électronique : le registre SoftRepair ne remplace pas votre registre papier, que vous devez continuer à tenir. Luxembourg : le registre relève de l'art. 56ter-1, § 11 de la loi TVA. Belgique : aucun équivalent général du livre de police n'est connu à ce jour. Faites valider la tenue de votre registre auprès de la préfecture compétente ou de votre conseil juridique.