La liste « À récupérer » rassemble les appareils terminés ou déclarés non réparables que le client n'a pas encore récupérés, du plus ancien au plus récent. Elle se trouve dans « Interventions > À récupérer » et s'ouvre à tout le personnel (Gérant, Technicien, Secrétaire, Comptable), sur tous les plans.
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Le résumé en haut donne le nombre d'appareils, « Le plus ancien » et, avec le module Facturation, le total « à encaisser ». Une facture partagée par plusieurs interventions n'est comptée qu'une fois.
Chaque ligne indique le « Client », l'« Appareil » (avec son casier), « Depuis » quand, le « Dernier rappel » (sur très grand écran) et le « Solde » : une somme à régler, « Réglé » ou « Non facturé ». Le solde n'apparaît qu'avec le module Facturation.
La pastille d'ancienneté est grise jusqu'à 14 jours, ambre de 15 à 29 jours, rouge à partir de 30 jours.
Un appareil n'apparaît qu'après un délai, 3 jours par défaut, que le Gérant règle de 0 à 14 jours dans « Paramètres > Appareils à récupérer ».
Filtrer
Le filtre « Toute ancienneté » propose « 15 jours ou plus », « 30 jours ou plus » et « 60 jours ou plus ». Le bouton « Avec solde à payer » ne garde que les appareils dont une somme reste due.
Remettre un appareil au client
Cliquez sur « Remis au client », sur la ligne ou sur le repère « L'appareil attend son client depuis… » de la fiche.
La fenêtre « Remettre l'appareil à… ? » s'ouvre. S'il reste un solde, elle l'indique avec le lien « Encaisser le solde » : la remise reste possible. Avec le module Prise en charge avec signature, le lien « Faire signer la remise sur la tablette » est proposé.
Cliquez sur « Confirmer la remise ». Aucune signature n'est demandée ici.
Pour trier plusieurs appareils d'un coup, cochez les lignes du tableau (grand écran) ou la case « Tout sélectionner », puis « Remis au client » dans la barre de sélection. La remise groupée est tout ou rien : si un appareil n'attend plus son client, rien n'est enregistré.
Annuler une remise
Juste après la remise, le bouton « Annuler » de la notification reste disponible une dizaine de secondes. Ensuite, utilisez « Annuler la remise » sur la fiche. Seule une remise faite avec le bouton s'annule : une remise signée sur la tablette ne s'annule pas.
Rappeler le client ou noter un appel
« Rappeler » (Gérant et Secrétaire) ouvre « Rappeler le client » : choisissez le « Canal d'envoi » (SMS ou email), relisez et modifiez le message, puis cliquez sur « Envoyer le SMS » ou « Envoyer l'email ». Un SMS consomme des crédits ; le bouton est inactif si le client n'a ni numéro ni adresse.
« Noter un appel » (tout le personnel) garde une trace de 140 caractères au plus, sans rien envoyer ni consommer de crédit. Des réponses rapides sont proposées ; la date, l'heure et votre nom s'ajoutent seuls.
Chaque rappel et chaque appel se retrouvent dans la section « Rappels au client » de la fiche.
Règles utiles
Ne figurent pas dans la liste : le reconditionnement, les interventions rattachées à un rendez-vous du planning et les envois postaux.
Pour relancer automatiquement, voir « Rappel automatique des appareils à récupérer ».