Le rappel automatique relance par email ou SMS les clients dont l'appareil attend à l'atelier. Il est inclus dans les offres Pro et Pro+, désactivé par défaut, et seul le Gérant le règle. En Starter, la carte reste visible mais verrouillée : elle indique combien d'appareils seraient relancés aujourd'hui.
L'activer
Ouvrez « Paramètres > Appareils à récupérer », carte « Rappel automatique ».
Activez « Envoyer les rappels automatiquement ». Si aucun canal n'est actif, activez d'abord le module Email ou le module SMS dans « Paramètres > Modules ».
Réglez « Premier rappel après » (de 1 à 30 jours, 7 par défaut) et « Second rappel après » (21 par défaut, 60 au plus, au moins 7 jours après le premier). Ces jours se comptent depuis la fin de la réparation.
Choisissez le « Canal d'envoi » : « Email » (par défaut, aucun crédit SMS utilisé), « Email, sinon SMS » ou « SMS ». Un canal dont le module est inactif reste grisé et dit pourquoi.
Cochez l'attestation : vous demandez à SoftRepair d'envoyer ces rappels pour les appareils que vos clients vous ont confiés, et vous confirmez que le texte ne contient aucune offre commerciale, que vos clients sont informés et que vous gérez leurs demandes d'arrêt.
Cliquez sur « Enregistrer ».
La mention « Activé par … le … » garde la date et l'auteur. L'attestation est redemandée si vous changez le canal ou un modèle de message.
Le message
La carte « Message de rappel » contient l'objet de l'email et les modèles de SMS et d'email, pour « Appareil réparé » et pour « Appareil non réparé ». Les boutons « Insérer » ajoutent le nom du client, l'appareil, l'atelier ou les horaires. Un modèle personnalisé sert aux deux rappels et aux rappels faits à la main. Sans personnalisation, le second rappel utilise un texte par défaut plus sobre. Écrivez un message de service : ni promotion ni menace. L'email automatique se termine par une ligne qui indique qu'il s'agit d'un rappel automatique.
Règles d'envoi
Les envois partent de 8 h à 20 h, heure de l'atelier, jamais le dimanche ni un jour férié du pays de l'atelier.
Aucun rattrapage : un rappel ne part que dans les 3 jours qui suivent son délai. Activer la fonction ne relance donc pas les anciens appareils.
Pas de doublon : si un rappel a été envoyé ou un appel noté depuis moins de 3 jours, le rappel est sauté.
Un appareil remis au client ne reçoit rien. Un SMS ne part que si les crédits suffisent.
Les refus de SMS ou d'email du client sont lus à chaque envoi.
Exclure un client
Décochez « Rappels automatiques d'appareil à récupérer » dans la fiche du client. Il ne reçoit plus de rappel automatique, mais vous pouvez toujours le relancer avec « Rappeler ». Voir aussi les pages « Appareils à récupérer : liste et remise au client » et « Module SMS : notifications automatiques ».